Wie Du ganz entspannt deine Gästeliste erstellst

Für mich persönlich der erste „Albtraum“ bei der Hochzeitsplanung. 😀

Aus vielen dir lieben Menschen musst du, bzw. müsst ihr, auswählen, wer diesen einzigartigen Tag mit euch verbringen kann. Wer nicht gerade im Lotto gewonnen hat, muss sich entscheiden, ob er seine Ansprüche runter schraubt oder weniger Gäste einlädt… und das war für mich persönlich die reinste Gefühls-Achterbahn! Die Tipps und Tricks, die mir beim Erstellen der Gästeliste weitergeholfen haben, will ich heute auch mit dir teilen!

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Wie wollen wir feiern?

Was mir bei dieser ersten wichtigen Frage sehr geholfen hat, war einen Katalog aus Adjektiven zusammenzustellen, wie genau wir uns unsere Hochzeit vorstellen. Hier ein kleiner Auszug:

…detailorientiert, durchdacht, einzigartig, elegant, entspannt, familiär, gemütlich, individuell…

Vor allem die Worte „detailorientiert“ und „individuell“ lagen mir sehr am Herzen und daher kam eine riesige Party mit 300 Gästen für uns nicht in Frage. Die Hochzeit sollte schließlich das Brautpaar widerspiegeln, und wir haben zwar einen großen Bekanntenkreis, aber regelmäßigen Kontakt halten wir nur zu einer überschaubaren Menge an Leuten – warum also anders heiraten als leben?

Versteh mich nicht falsch, ich war schon auf solchen Hochzeiten und sie haben mir super gut gefallen – aber zu uns als Gastgeber passt solch eine Feier einfach nicht.

Also besprecht miteinander: 

Wollt ihr eine kleine Feier oder ein riesiges Fest?

Soll es „Von morgens bis mitternachts“ gehen oder mit Kaffee und Kuchen starten?

Wie hoch ist das Budget?

Legt gemeinsam fest, wie hoch euer finanzieller Rahmen für die Hochzeit sein soll und nehmt diesen Betrag als feste Richtlinie für eure weiteren Schritte. Eine gute Tabelle mit einer Finanzübersicht werde ich bald hochladen. Warum ist das Budget nun wichtig für die Gästeliste? Nun ja, das eine bedingt das andere. Sobald ihr an den Punkt kommt, an dem eure Finanzen ausgereizt sind, müsst ihr die Entscheidung treffen, wo genau ihr Kürzen wollt: Location, Essen, Deko, Papeterie etc. – oder eben an der Gästeliste. (Bitte nicht am Fotografen!! Aber dazu an anderer Stelle mal mehr…)

Ihr solltet diese Absprache früh treffen, da ihr sonst vielleicht dazu neigt im Nachhinein faule Kompromisse einzugehen.

Welche Gruppen möchtet ihr einladen? 

Besprecht gemeinsam, welche Gruppen für euch beide wichtig sind. Für den einen (mich) ist es selbstverständlich, dass Tanten, Onkel und Cousins zur engsten Familie gehören und auf jeden Fall eingeladen werden müssen. In meiner Familie ist der Kontakt einfach super eng und wir sehen uns alle regelmäßig. Andere sehen ihre Onkel eventuell alle zwei, drei Jahre und für diese Personen gehört dieser Teil der Familie nicht unbedingt dazu.

Ein weiteres Thema sind Arbeitskollegen. Du solltest dich keinesfalls verpflichtet fühlen deinen Chef einzuladen – aber vielleicht möchtest du es ja sehr gerne tun. Daher, klappert gemeinsam weitere soziale Netzwerke ab und redet darüber, wer für euch zur Hochzeitsgesellschaft gehört!

Tipp: Frag’ dich doch mal: Lädst du diese Person zu deinem Geburtstag ein? Falls die Antwort „Nein“ lautet, wieso willst du sie dann auf eine Feier sein, bei der du locker 70€ für ihre Anwesenheit zahlst?

Kein Stress, die Liste wird sich noch einige Male verändern…zumindest war das bei mir so! Mehr dazu bei Schritt 3. Aber zumindest grob sollte man sich aussprechen und auf eine Tendenz einigen. Nur so macht der nächste Schritt wirklich Spaß!

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Der nächste Schritt ist die Besichtigung und Auswahl der Feier-Location, diese manchmal ein eigenes Maximum an Gästen voraussetzt. Bei uns z.B. passen nur 100 Menschen in den Raum. Da wir in unseren Überlegungen vorher eine ähnliche Zahl im Kopf hatten, konnten wir relativ schnell unsere Location buchen. Und nicht vergessen: Weniger einladen geht immer, aber aufstocken lässt sich das Limit der Location nicht.

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Nach dem Buchen kann es mit der Liste ins Detail gehen. Hier mal meine Vorgehensweise:

Sammeln

Wir haben damit begonnen, alle potenziellen Gäste aufzulisten, die uns eingefallen sind. Das heißt, Menschen, mit denen wir mehr oder weniger zu tun haben, und mit denen wir uns vorstellen konnten, diesen schönsten Tag zu verbringen. Dann habe ich einen super Tipp von einer lieben Freundin (Hallo Tabbi! <3) bekommen und habe es wie folgt gemacht:

Sortieren

Ich habe die verschiedenen Möglichkeiten an der Hochzeit teilzunehmen aufgelistet. Also in unserem Fall planten wir  „Trauung“, „Kaffee und Kuchen“ und „Feier“. Dann habe ich die Häkchen von links nach rechts aufgestockt und immer wieder hinterfragt, also z.B.:

„Ich hätte die Person gerne bei der Trauung dabei – hätte ich sie auch gerne bei Kaffee und Kuchen dabei?“ „Ich hätte die Person gerne bei der Kaffee und Kuchen dabei? Hätte ich sie auch gerne bei der gesamten Feier dabei?

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Geht immer wieder gemeinsam eure Gästeliste durch und reflektiert. Dabei geht es nicht darum, den Kollegen, der einem gerade auf die Nerven gegangen ist, von der Liste zu streichen und dann drei Tage später wieder hinzuzufügen. Vielmehr brauchen solch wichtige Entscheidungen manchmal ein bisschen Abstand und Austausch mit dem Partner. Je nachdem, wie viel Zeit zwischen eurer Verlobung und der Hochzeit liegt, kann sich da nochmal richtig was ändern, denn wie heißt es so schön: „Jemand, der mir vor einem Jahr so nah war, bedeutet mir nichts mehr. Und jemand, den ich vor einem Jahr nicht gekannt habe, bedeutet mir heute unglaublich viel!“

 

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a) Sortiert die Gäste in verschiedenen Listen:

  1. Auf jeden Fall! (Familie & engste Freunde)
  2. Hoffentlich (Nahestehend)
  3. Eventuell (Wenn es machbar ist)

b) Nach Absagen kannst du weiter einladen – aber beachte: Es kann sehr schwierig sein, aus der gleichen Kategorie zu unterschiedlichen Zeitpunkten einzuladen. Wenn also ein Kollege drei Monate nach allen anderen eine Einladung bekommt, könnte das unangenehm werden… Aber auch hier hilft das persönliche Gespräch!

c)Keine spontanen Einladungen aussprechen! (Und dich auch nicht dazu drängen lassen!)

d) Ein Polterabend oder eine After-Wedding-Party kann helfen, mit Bekannten zu feiern, die es nicht auf die Gästeliste geschafft haben

e) Dienstleister nicht vergessen! (Auch Fotografen etc. brauchen einen Sitzplatz und müssen  mitgerechnet werden)

Abschließend bleibt zu sagen: Nicht vergessen: Es ist DEINE Party! Eingeschnappte Gäste, die fest mit einer Einladung gerechnet hatten, hast du immer! (Ausnahmen bestätigen die Regel.) Also bleib entspannt und stell das Wohlbefinden von dir und deinem Liebsten immer in den Vordergrund!


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Ein ganz toller Lesetipp in diesem Zusammenhang ist das Buch: „Wer ja sagt, darf auch Tante Inge ausladen“ von Thomas Sünder. Es ist bei allen, mit denen ich darüber gesprochen habe, super gut angekommen und ich verlose es aktuell auf Instagram. 🙂

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